Kan jeg selv lave en tilgængelig PDF?
Ja – til en vis grad. Både Word og Adobe InDesign har indbyggede funktioner, der kan hjælpe dig på vej mod en tilgængelig PDF. Men der er forskel på en PDF, der er “delvis tilgængelig”, og en PDF, der faktisk lever op til PDF/UA-standarden.
Fra Word til tilgængelig PDF
Word er det program, de fleste kender, og heldigvis kan du gøre meget allerede her:
-
- Brug de indbyggede typografier til overskrifter (Overskrift 1, Overskrift 2 osv.) – aldrig blot fed tekst
- Tilføj alternativ tekst til alle billeder, der ikke er rent dekorative
- Lav tabeller med overskriftsrækker, og undgå at fusionere celler unødigt
- Angiv dokumentets sprog under Filer → Indstillinger → Sprog
- Gem som PDF via Filer → Eksportér (ikke “Udskriv til PDF” – det fjerner strukturen)
Selv med alt det på plads vil der ofte være fejl i taggingen, som du ikke kan rette i Word. Adobe Acrobat Pro er nødvendigt for at tjekke og rette disse.
Fra InDesign til tilgængelig PDF
InDesign giver mere kontrol, men kræver også mere viden. Her skal du bl.a. sætte artiklernes rækkefølge op korrekt, arbejde med afsnitsformater og sørge for, at eksportindstillingerne er sat rigtigt. En InDesign-fil, der er sat korrekt op fra starten, kan eksporteres til en PDF, der er meget tæt på PDF/UA – men den endelige kontrol og rettelse skal typisk ske i Acrobat.
Hvornår giver det mening at få hjælp?
-
- Hvis du har mange dokumenter, der skal gøres tilgængelige
- Hvis dokumentet er komplekst – fx med tabeller, figurer, fodnoter eller flere kolonner
- Hvis du har fået en PDF fra en ekstern leverandør og ikke har adgang til kildefilen
- Hvis du skal dokumentere, at PDF’en lever op til PDF/UA-standarden
Vi kan både hjælpe med at rette en enkelt fil og med at opstille en arbejdsgang, så jeres fremtidige dokumenter bliver korrekte fra start.